FOIA Requests and responses

Post Office receives numerous Access to Information requests every day. We endeavour to respond to these as quickly as we can. You can find details of how to make a request below. We also publish our Disclosure Log, which shows you our recent answers to Freedom of Information Act and EIR requests.

Freedom of Information Act (FOIA) and Environmental Information Requests (EIR)

The FOIA, Freedom of Information (Scotland) Act (FOISA) along with the EIR give you the right to see certain information about Post Office. We endeavour to publish as many of our responses to the many requests we receive every day as soon as we can, and you can see these below.

Before you submit an FOIA or EIR request, please check our Disclosure Log below. It's possible that this information has already been published.

If the information that you request is not in our Disclosure Log, then you can make a FOIA request. We endeavour to send responses within 20 working days of receiving the request. However, many requests are complex and may therefore take longer. In these instances, we will advise when to expect the response if we need more time.

The FOIA also gives the public a right of access to information held by public authorities. It places an obligation on public authorities to adopt and maintain a publication scheme. This requirement applies to Post Office Limited (Post Office). You can find out more information about the Post Office Publication Scheme here. We've also provided some links that we are frequently asked for on the right.

Disclosure Log

You can find details of the FOI requests we have received below and our response to them.

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Disclosure Log data

Here is our latest data on disclosure.

Total number of requests by quarter:

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You can view our responses for July 2024 here.

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Reference  Case title Response Date Outcome
FOI2023/00534 FOI - Current initiative to replace Fujitsu/Horizon System (2020 onwards) 26/07/2024 Refused in full - S. 31, S. 40, S. 43
FOI2024/00047 FOI - All Legal Services Costs to Year End 2023 20/08/2024 Granted in full
FOI2024/00126 FOI -  XXX PO Issues with Horizon 02/07/2024 Refused in full - S. 40
FOI2024/00148 FOI - Payments to Fujitsu 23/07/2024 Granted in full
FOI2024/00243 FOI - Horizon Issues in XXX Suspension 18/07/2024 Refused in full - NCND
FOI2024/00264 FOI - Post Office Network Reinvention Scheme Compensation 10/07/2024 Information not held
FOI2024/00274 FOI - False Accounting Investigations in Scotland 2000-2015 30/07/2024 Granted in full
FOI2024/00301 FOI - Covert Camera Use 10/07/2024 Information not held
FOI2024/00302 FOI - Receipts and Payments Mismatch in Horizon 11/07/2024

Granted in full

Appendix

FOI2024/00323 FOI - Nick Read Correspondence with Alex Chalk December 2023 to January 2024 12/07/2024

Refused in part - S. 21, S. 40

Information redacted

FOI2024/00395 FOI - Audit & Suspense Accounts 29/07/2024 Granted in full
FOI2024/00396 FOI - Unisys Envolvement With Capture Software 05/07/2024 Granted in full
FOI2024/00527 FOI - Annual Gross Salaries 05/07/2024 Refused in full - S. 43
FOI2024/00546 FOI - Temporary Postmastership 31/07/2024 Granted in full
FOI2024/00575 FOI - Updates on PM Financials 24/07/2024 Granted in full
FOI2024/00611 FOI - 2024 Postmaster Survey Answers 02/07/2024

Refused in part - S. 40

Results - redacted

Verbatims - redacted

FOI2024/00626 FOI - Ernst & Young Audits of Horizon 1999/2004/2005 17/07/2024 Information not held
FOI2024/00743 FOI - XXX Recorded Delivery 1990 02/07/2024 Information not held
FOI2024/00775 FOI - Qualification of Losses 1999-2006 23/07/2024 Information not held
FOI2024/00784 FOI - Narrative Boxes/Rocks 2013 30/07/2024 Information not held
FOI2024/00798 FOI - Fujitsu Expert Litigation Support 18/07/2024 Information not held
FOI2024/00881 FOI -  XXX Post Office Complaints 23/07/2024 Granted in full
FOI2024/00944 FOI - International Post 18/07/2024 Information not held
FOI2024/00952 FOI - Funds Credited to Post Office Suspense Accounts 25/07/2024 Granted in full
FOI2024/01008 FOI - Missing Post 24/07/2024 Information not held
FOI2024/01034 FOI - Closure date of Village Post Office 23/07/2024 Information not held
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You can view our responses for June 2024 here.

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Reference  Case title Response Date Outcome
EIR2024/00720 EIR - Gas & Electricity 2023/2024 05/06/2024

 

Granted in full

Electricity & Gas 2023/24

FOI2024/00003 FOI - Estimate of Suspense Account Amount 05/06/2024 Granted in full
FOI2024/00030 FOI - SPM Prosecutions 25/06/2024 Granted in full
FOI2024/00055 FOI - SPM Convictions 1980-2023 25/06/2024 Granted in full
FOI2024/00297 FOI - One Stop Shop, Kersely Newland 05/06/2024 Information not held
FOI2024/00303 FOI - Nick Read’s Letter to Justice Secretary Alex Chalk 05/06/2024

Refused in part - S.40, S. 21

Letter

FOI2024/00308 FOI - Henry Staunton File Notes December 2022 to June 2023 05/06/2024

Granted in full

Note

FOI2024/00321 FOI - Henry Staunton Quarterly Meetings December 2022 to January 2024 05/06/2024 Information not held
FOI2024/00322 FOI - Letter from Nick Read to Alex Chalk 05/06/2024

Refused in part - S.40

Letter

FOI2024/00332 FOI - Henry Staunton Meetings with Sarah Munby December 2022-February 2023 20/06/2024

Refused in part - S.40

Letter

FOI2024/00357 FOI - POL Staff Bonuses 21/22 & 22/23 14/06/2024 Granted in full
FOI2024/00487 FOI - Branch Minimum Qualification Levels 11/06/2024 Granted in full
FOI2024/00536 FOI - 2019 Transaction Corrections 20/06/2024 Granted in full
FOI2024/00545 FOI - CAFM Information 07/06/2024 Granted in full
FOI2024/00601 FOI - Post Office Board Minutes 2009 27/06/2024 Refused in part - S.40, S. 43
FOI2024/00609 FOI - Disabled Employees, Oxfordshire 19/06/2024 Refused in part - S.40
FOI2024/00621 FOI - Meeting Minutes Lark Lane PO 1988 19/06/2024 Information not held
FOI2024/00625 FOI - Nick Read Investigation Report 11/06/2024 Refused in full - S. 31
FOI2024/00636 FOI - Draft SPM Contract 18/06/2024

Granted in full

Preface

Standard Conditions

FOI2024/00689 FOI - POL/RM Stamp Sales 11/06/2024 Refused in full - S. 43
FOI2024/00691 FOI - POL Hospitality 2013-2019 11/06/2024 Information not held
FOI2024/00706 Amount spent by POL on fees with the following accounting and legal firms 20/06/2024 Granted in full
FOI2024/00722 FOI - Corporate Hospitality 2000-2023 11/06/2024 Information not held
FOI2024/00735 FOI - Counterfeit Stamps 05/06/2024 Information not held
FOI2024/00772 FOI - Public Interest Immunity Certificates 06/06/2024 Granted in full
FOI2024/00776 FOI - Internal/External Complaints of XXX 11/06/2024

Refused in part - S. 40, S. 41

All POL results

Remediation Unit results

FOI2024/00780 FOI - POL Use of Smith Bowyer Clarke 06/06/2024 Information not held
FOI2024/00797 FOI - Adam Crozier Horizon Meeting Minutes June- Nov 2009 18/06/2024 Information not held
FOI2024/00817 FOI - Drop & Collect Branches/Footfall 05/06/2024 Refused in part - S. 22, S. 43
FOI2024/00818 FOI - XXX Accountabilities at POL 04/06/2024 Refused in full - S.40
FOI2024/00827 FOI - PV Inquiry Evidence Correspondence 19/06/2024

Refused in part - S.40

Disclosure

FOI2024/00862 FOI - Rupert Street Post Office Subpostmaster 1990s 04/06/2024 Refused in full - S. 40
FOI2024/00871 FOI - Fees Paid to Lord Neuberger 18/06/2024 Refused in full - S. 40, S. 43
FOI2024/00882 FOI - 5p Machin Stamps 26/06/2024 Information not held
FOI2024/00897 FOI - HSS Average Compensation Payout 18/06/2024 Granted in full
FOI2024/00913 FOI - Warehousing, Storage and Delivery Services Tender 27/06/2024 Refused in part - S. 43
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You can view our responses for May 2024 here.

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Reference  Case title Response Date Outcome
FOI2024/00015 FOI - Prosecutions made against
Postmasters between 1987-1998
22/05/2024 Granted in full
FOI2024/00032 FOI - External Legal Fees 2022/2023 23/05/2024 Granted in full
FOI2024/00076 FOI - SPM Convictions 1999-2015 01/05/2024 Granted in full
FOI2024/00101 FOI - Adam Crozier Correspondence 2003-2010 15/05/2024 Refused in part - S. 40
FOI2024/00123 FOI - HSF Legal Fees 21/05/2024 Granted in full
FOI2024/00174 FOI - Adam Crozier Horizon Correspondence & Minutes 2003-2010 15/05/2024 Refused in part - S. 40
FOI2024/00219 FOI - Adam Crozier Horizon Correspondence & Minutes 2006-2010 15/05/2024 Information not held
FOI2024/00283 FOI - Phishing & Online Fraud 23/05/2024 Refused in part - S. 31
FOI2024/00287 FOI - Org Chart/Engagement Survey 10/05/2024

Granted in full

FOI2024_00287_SEG Org Chart

FOI2023_00416_Engagement Survey results

FOI2023_00416_ Our new annual engagement survey

FOI2024/00344 FOI - GLO & HSS Legal Costs 23/05/2024 Granted in full
FOI2024/00347 FOI - Use of S.14 in Horizon Scandal FOIs 23/05/2024 Granted in full
FOI2024/00379 FOI - Tenure of Board & Senior Leaders in Post Office 10/05/2024 Granted in full
FOI2024/00384 FOI - Drop & Collect Profitability 02/05/2024 Refused in full - S. 43
FOI2024/00429 FOI - Branch Pay 2023 30/05/2024 Granted in full
FOI2024/00430 FOI - Hard Facilities Management Contract 09/05/2024

Granted in full

Appendix 1 - Property Hard Facilities Management Services

Appendix 2 - Requirements for Lot 1

FOI2024_00430_Hard_FM_Quality Requirements

FOI2024/00460 FOI - HSS Employees in Shortfall Investigations 14/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00479 FOI - [redacted] meetings with Postmasters 14/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00480 FOI - Cautions Linked to Horizon 1999- 2015 10/05/2024 Granted in full
FOI2024/00504 FOI - HSS Scheme Data 09/05/2024 Granted in full
FOI2024/00539 FOI - Mishcon de Reya/Paula Vennells 29/05/2024 Information not held
FOI2024/00543 FOI - Data provided by NFSP Ltd 21/05/2024 Refused in part - S. 40
FOI2024/00544 FOI - Postmaster One-off Payments 15/05/2024 Refused in part - S. 43
FOI2024/00573 FOI - PO Closures 23/05/2024 Refused in part - S. 43
FOI2024/00574 FOI - Correspondence with YouTube 22/05/2024 Information not held
FOI2024/00576 FOI - % Increase Per Contract Type 15/05/2024 Refused in part - S. 43
FOI2024/00577 FOI - Postmaster Stats 24/05/2024 Refused in part - S. 22
FOI2024/00578 FOI - RM Deliveries 28/05/2024 Refused in full - S. 43
FOI2024/00579 FOI - Data Storage & IT Infrastructure 23/05/2024 Refused in part - S. 31
FOI2024/00580 FOI - PM Remuneration 2023/2024 30/05/2024 Refused in full - S. 22
FOI2024/00581 FOI - Willesden High Road London & Horizon 07/05/2024 Granted in full
FOI2024/00608 FOI - Attacks on Postmen 13/05/2024 Information not held
FOI2024/00612 FOI - POL Use of Microsoft 23/05/2024 Granted in full
FOI2024/00634 FOI - PO Office Supplies Spend 30/05/2024 Refused in part - S. 40
FOI2024/00651 FOI - Lost/Stolen Parcels in SE13 23/05/2024 Information not held
FOI2024/00678 FOI - Fujitsu & POL Communications 2008-2011 16/05/2024 Information not held
FOI2024/00690  FOI - [redacted] Post Office Complaints 30/05/2024 Refused in full - S. 43
FOI2024/00716 FOI - TB Cardew Invoices 22/05/2024 Granted in full
FOI2024/00718 FOI - [redacted] Employment/Positions in POL 29/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00719 FOI - [redacted] Employment/Positions in POL 29/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00736 FOI - Horizon Shortfall Scheme Staff Numbers 14/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00773 FOI - FOI Requests Statistics 2023/2024 30/05/2024 Refused in full - S. 22
FOI2024/00778 FOI - FOI Requests as of 9 May 2024 20/05/2024 Granted in full
FOI2024/00786 FOI - S60 [redacted] Deliveries 23/05/2024 Information not held
FOI2024/00793 FOI - HSS Senior Dispute Resolution Manager 17/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00794 FOI - [redacted] Positions at POL 29/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00795 FOI - [redacted] Positions at POL 29/05/2024 Refused in full - S. 38
FOI2024/00796 FOI - [redacted] Positions at POL 29/05/2024 Refused in full - S. 38
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